บทที่ 9 การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน

บทที่ 9 การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

           ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวกับบุคคล สถามที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง ภาพ ฯลฯ

            สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน หรือตัดสินใจ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

1.        ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงชนิดต่าง ๆ เช่นแป้นพิมพ์ จอภาพ เมาส์ เครื่องพิมพ์ ฯลฯ
2.        ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ควบคุมและสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น Windows , Microsoft Office
3.        ข้อมูลและสารสนเทศ (Data and Infomation) หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการให้คอมพิวเตอร์ประมวลผล
4.         ผู้ใช้ (User) หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ทำหน้าที่ในการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์
5.         กระบวนการทำงาน (Process) หมายถึง ขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศจากการประมวลผลข้อมูลบนระบบคอมพิวเตอร์
6.         บุคลากรทางสารสนเทศ(Infomation System Personnel) หมายถึง บุคลคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการระบบคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของสารสนเทศ

1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน

แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. การประมวลผล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. การวิเคราะห์
6. การนำไปใช้ 

บทบาทของการจัดการในองค์กร

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้

1. การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร
2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร
3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย
4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้