บทที่ 7
สำนักงานอัตโนมัติ
ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ
หมายถึง
การนำเอาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างนวดเร็วและสะดวกสบาย
ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ
1.
สำคัญต่อการวางแผนสำนักงาน
2.
สำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงาน
3.
สำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจ
4.
สำคัญต่อชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงาน
5.
สำคัญต่อการจัดสายงาน
6.
สำคัญต่อการแก้ปัญหา
7.
สำคัญต่อการอำนวยการ
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
1.
เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน
2.
ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงาน
3.
ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน
4.
เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล
5.
เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่ง
6.
ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาภิวัตน์
กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
มีขั้นตอนดังนี้
1.
จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกระดับ
2.
จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น
3.
จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องและกิจกรรม
4.
ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังย่อย
ๆ
5.
ทำการปรับปรุงแผนแม่บทสารสนเทศให้เหมาะสม
6.
จัดเตรียมทรัพยากรบุคคล
เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ให้พร้อม
7.
ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีปฏิบัติงาน
8.
พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบเก่าสู่ระบบใหม่
9.
ประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนา
10. ยุติโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศระยะนั้น
ๆ
11. พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป
12. เมื่อสิ้นสุดทุก
ๆ ระบบตามแผนงานแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินการ
13. ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่างๆ
14. ประเมินผลค่าใช้จ่าย
ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพของระบบข่าวสารทุก ๆ ระยะ
ประโยชน์ของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
มีดังนี้
1.
คุณภาพและมาตรฐานดีขึ้น
2.
ลดค่าใช้จ่าย
3.
ลดความผิดพลาด
4.
การควบคุมดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์
5.
การอำนวยความสะดวกดีขึ้น
6.
ประหยัดเวลา
7.
ความยืดหยุ่น
8.
ภาพพจน์ที่ดี
ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.
ข้อจำกัดอื่น ๆ เช่น
สภาวะแวดล้อม สังคม เศรษฐกิจ ฯลฯ
2.
ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน
เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบฯ ต่ำกว่าที่ควรจะเป็น
3.
บทบาทขององค์กร
ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
มีดังนี้
1.
การจัดซื้อซอฟต์แวร์
2.
ความต้องการของหน่อยงานเปลี่ยนไป
3.
การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
4.
ยังไม่มีการกำหนัดมาตรฐานสากลในการเชื่อต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
5.
ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพและเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ
6.
ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ดี
ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง
7.
การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูลขาดความถูกต้อง
8.
การวิเคราะห์ตัวอักษรไทยยังอยู่ในระยะการพัฒนา
9.
ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ
ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.
เลือกซื้อซอฟต์แวร์ที่ใช้ในระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย
2.
ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์
ดูว่าซอฟต์แวร์มีแบบไม่มีค่าใช้จ่ายหรือเปล่า
3.
ควรมีเทคนิคหรือโปรแกรมช่วยพัฒนาระบบงาน
ข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ข้อดี
คือ ประหยัดสถานที่เก็บเอกสาร เพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บ
ลดขั้นตอนในการจัดทำการสืบค้น ลดขั้นตอนในการจัดทำการสืบค้น
ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม ลดปัญหาการจัดทำจัดเก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อน
สามารถช่วยในการตรวจสอบ ป้องกันการทุจริต ช่วยสอบทานเอกสาร
ได้ข้อมูลรวดเร็วข้อมูลที่ได้มีความถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
ข้อเสีย
คือ การประสานข้อตกลงในแต่ละหน่วยงานต้องใช้เวลา ให้มีการยอมรับเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เปลี่ยนไปตลอดเวลา ใช้เงินอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลที่ร่วมไว้เป็นหมวดหมู่ อาจมีการกระจาย จึงกลายเป็นเป้าหมายในการโดนล้วงความลับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น