บทที่ 8 สำนักงานไร้กระดาษ
สำนักงานไร้กระดาษ คือ สำนักงานที่ส่งเอกสารแฟ้มงานในคอมพิวเตอร์แทนการพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ เช่น แฟ้มงาน Microsoft Word Microsoft Excel
การดำเนินงานทางด้านเอกสาร สำนักงานในแต่ละวันมีการใช้เอกสารเป็นจำนวนมากเอกสารที่มาจากภานนอกจะลงต้องลงรับที่หน่วยกลาง จากนั้นจะแยกแยะ จำแนก และส่งต่อเอกสารหลายชิ้นต้องทำสำเนาก่อนส่งต่อ เมื่อสถานที่ที่จะส่งไปอยู่ไกลย่อมต้องใช้เวลาในการส่งข้อมูล ดังนั้น หน่วยงานต่าง ๆ จะทำงานเป็นผู้รับข่าวสารและเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อไป การดำเนินงานจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง
กลไกที่เปลี่ยนจากแอนะล็อกมาเป็นดิจิทัล เดิมเอกสารที่เป็นกระดาษต้องการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิทัล จะทำการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลก่อน โดยการใช้สแกนเนอร์แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้ หากทำการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อยแล้ว การจัดเก็บ การส่งต่อ หรือการใช้งานก็จะทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือสำนักงานไร้กระดาษ คือ การส่งข้อมูลข่าวสารหรือข้อความต่าง ๆ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร ภาพ เสียง ฯลฯ โดยสามารถส่งได้ภายในช่วงพริบตา และที่สำคัญคือการลดปัญหาสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ และเป็นการทำงานโดยอาศัยเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารหรือไอซีทีกำลังได้รับความนิยม
การลดกระดาษภานในสำนักงาน การสร้างสิ่งแวดล้อมที่ลดการใช้กระดาษเป็นเป้าหมายสำคัญของธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์ การลดการใช้กระดาษจึงจำเป็นต้องใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ด อีเมว รูปภาพ เสียง หรือระบบมัลติมีเดีย โดยสามารถส่งผ่านในช่องสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว เพราะการเดินทางของสัญญาณคลื่นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ความเร็วเท่ากับแสง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น