บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

            สำนักงาน (Workplace) หมายถึง ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล การให้บริการ การวิเคราะห์ข้อมูล การตัดสินใจ และการเป็นที่ปรึกษา มีขนาดใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้น ๆ เป็นสำคัญ

            ปัจจุบันสำนักงานมีพัฒนาการที่ทันสมัย เพราะอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้ภารกิจของสำนักงานมีความสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

            วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ การให้บริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ให้แก่ส่วนงานต่าง ๆ ส่วนวัตถุประสงค์รอง ๆ ลงไปก็มีการลดค่าใช้จ่ายสำนักงาน คุณภาพของงานสำนักงาน และปริมาณของงานสำนักงาน โดยรวมแล้ว วัตถุประสงค์ของสำนักงานมีดังนี้

1. เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เพราะระบบของการทำงานจะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาอยู่เสมอ
2. บริการได้รวกเร็ว สะดวกแก่ผู้ที่มาใช้บริการ จะได้เป็นที่ประทับใจ
3. ให้มีความเชื่อถือขององค์กร เมื่อองค์กรใดสามารถสร้างความเชื่อถือให้แก่องค์กร ทั้งบุคลากรภายในและภายนอกก็จะมีความสุข
4. เพื่อประหยัดงบประมาณ ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งของวัตถุประสงค์ของสำนักงาน
5. เพื่อคุณภาพขององค์กร ในทุกส่วนของการบริหารจัดการสำนักงาน จะต้องกำหนดเป้าหมายเพื่อพัฒนาคุณภาพขององค์กรเป็นหลัก

ประเภทของงานในสำนักงาน

ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้

1.     งานระเบียบ (Recording) ได้แก่ งานผลิตเอกสารต่าง ๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกหรือรายงานต่าง ๆ งานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานและปฏิบัติกันทั่วไปทุกแห่ง เรียกว่างานธุรการหรือสารบรรณ เอกสารที่ผลิตขึ้นมากมาย

2.       งานคำนวณ (Calculating) เป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีหลายประเภท เช่น งานสถิติ

3.     งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร (Filing) เอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคลภายนอกนั้นจะทิ้งไปไม่ได้

4.      งานติดต่อ (Communicating) ได้แก่ การแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นระหว่างบุคคลและหน่วยงานต่าง ๆ แบ่งเป็นสองอย่าง

4.1     การติดต่อภายใน

4.2     การติดต่อภายนอก

บทบาทของสำนักงาน

            องค์กรธุรกิจที่มีเจ้าของเป็นคนคนเดียว มักจะมีความรู้จักและคุ้นเคยกับพนักงาน การสั่งการจึงอาศัยประสบการณ์ในการทำงาน ทำให้สื่อสารภายในสำนักงานและภายนอกมีความเชื่อโยงกัน เป็นศูนย์รวมของเอกสารและข้อมูลจากหน่วยการต่าง ๆ จนอาจกล่าวได้ว่า งานสำนักงานเป็นงานเกี่ยวกับข้อมูล และมีบทบาทที่สำคัญ ได้แก่

1.            การให้บริการแก่หน่วยงานต่าง ๆ ซึ้งเป็นบทบาทหลักของสำนักงาน มีหน้าที่เกี่ยวกับ

·       การสร้างข้อมูล

·       การรวบรวมหรือการรับข้อมูล

·       การอ่านและการแปลความหมายของข้อมูล

·       การบันทึก

·       การแบ่งประเภทของข้อมูล

·       การคำนวณ

·       การเปรียบเทียบ

·       การส่งข้อมูล

·       การเก็บรักษาข้อมูล

·       การนำเอกสารกลับมาใช้

·       การทำลาย

2.    เป็นศูนย์กลางกิจกรรมทุกอย่างขององค์กร เนื่องจากเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลการดำเนินงานทุกอย่าง รวมไปถึงการตัดสินใจจึงรวมศูนย์อยู่ที่สำนักงาน

3.         ไม่ใช่หน่วยงานในการแสวงหากำไรขององค์กร เนื่องจากเป็นหน่วยงานประสานงานและอำนวยความสะดวกในการบริหารจักการฝ่ายต่าง ๆ ให้สามารถดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตำแหน่งของผู้บริหารงานสำนักงาน

-     ผู้จัดการสำนักงาน (Office Manager)

-     ผู้บริหารงานสำนักงาน (Administrative Office Manager)

-     ผู้จัดการบริการในสำนักงาน (Manager Office Services)

-     รองผู้จัดการ (Vice President)

-     ผู้จัดการทั่วไป (General Manager)

-     ผู้อำนวยการบัญชี (Controller)

-     ผู้จัดการงานบุคคล (Personal Manager)

-     ฯลฯ

คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน

1.            ความเป็นผู้นำ (Leadership)

2.            มีไหวพริบ (Intelligence)

3.            ความมั่นคง (Stability)

4.            นักการทูต (Liason Capacity)

5.            ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ (Ability to Delegate)

6.            เป็นผู้มองเห็นการณ์ไกล (Vision)

7.            มีความเข้าใจด้านการจัดองค์กรเป็นอย่างดี (Organization Understanding)

8.            มีความสามารถในทางปฏิบัติการ (Administrative Ability)

9.            การศึกษา (Education)

10.    อารมณ์ขัน (Humor)

11.    มีความสามารถในการวิเคราะห์ (Analytical Ability)

12.    มีความสามารถทางการบริหาร (Management Ability)

13.    มีความสามารถในการขายความคิด (Selling Ability)

หน้าที่บริหารของผู้จัดการสำนักงาน

            บทบาทและหน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ในองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนน้อย แต่ถ้าองค์กรใดได้กำหนดหน้าที่จัดการงานสำนักงานให้อยู่ในระดับผู้บริหารระดับกลางหรือสูงขึ้นไป

กิจกรรมในสำนักงาน

1.            จัดรูปแบบงานในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ

2.            จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง

3.            กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

4.            จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ

5.            รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง

6.            วิเคราะห์งานและปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน

7.            การควบคุมงานในสำนักงาน