บทที่ 9 การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน

บทที่ 9 การจัดการข้อมูลสารสนเทศภายในสำนักงาน

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

           ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวกับบุคคล สถามที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง ภาพ ฯลฯ

            สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน หรือตัดสินใจ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

1.        ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงชนิดต่าง ๆ เช่นแป้นพิมพ์ จอภาพ เมาส์ เครื่องพิมพ์ ฯลฯ
2.        ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ควบคุมและสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น Windows , Microsoft Office
3.        ข้อมูลและสารสนเทศ (Data and Infomation) หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการให้คอมพิวเตอร์ประมวลผล
4.         ผู้ใช้ (User) หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ทำหน้าที่ในการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์
5.         กระบวนการทำงาน (Process) หมายถึง ขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศจากการประมวลผลข้อมูลบนระบบคอมพิวเตอร์
6.         บุคลากรทางสารสนเทศ(Infomation System Personnel) หมายถึง บุคลคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการระบบคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของสารสนเทศ

1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน

แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. การประมวลผล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. การวิเคราะห์
6. การนำไปใช้ 

บทบาทของการจัดการในองค์กร

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้

1. การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร
2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร
3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย
4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้

บทที่ 8 สำนักงานไร้กระดาษ

บทที่ 8 สำนักงานไร้กระดาษ

          สำนักงานไร้กระดาษ คือ สำนักงานที่ส่งเอกสารแฟ้มงานในคอมพิวเตอร์แทนการพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ เช่น แฟ้มงาน Microsoft Word Microsoft Excel

          การดำเนินงานทางด้านเอกสาร สำนักงานในแต่ละวันมีการใช้เอกสารเป็นจำนวนมากเอกสารที่มาจากภานนอกจะลงต้องลงรับที่หน่วยกลาง จากนั้นจะแยกแยะ จำแนก และส่งต่อเอกสารหลายชิ้นต้องทำสำเนาก่อนส่งต่อ เมื่อสถานที่ที่จะส่งไปอยู่ไกลย่อมต้องใช้เวลาในการส่งข้อมูล ดังนั้น หน่วยงานต่าง ๆ จะทำงานเป็นผู้รับข่าวสารและเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อไป การดำเนินงานจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง

          กลไกที่เปลี่ยนจากแอนะล็อกมาเป็นดิจิทัล เดิมเอกสารที่เป็นกระดาษต้องการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิทัล จะทำการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัลก่อน โดยการใช้สแกนเนอร์แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้ หากทำการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อยแล้ว การจัดเก็บ การส่งต่อ หรือการใช้งานก็จะทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

          เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือสำนักงานไร้กระดาษ คือ การส่งข้อมูลข่าวสารหรือข้อความต่าง ๆ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร ภาพ เสียง ฯลฯ โดยสามารถส่งได้ภายในช่วงพริบตา และที่สำคัญคือการลดปัญหาสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ และเป็นการทำงานโดยอาศัยเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต  ในยุคเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารหรือไอซีทีกำลังได้รับความนิยม

          การลดกระดาษภานในสำนักงาน การสร้างสิ่งแวดล้อมที่ลดการใช้กระดาษเป็นเป้าหมายสำคัญของธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์ การลดการใช้กระดาษจึงจำเป็นต้องใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ด อีเมว รูปภาพ เสียง หรือระบบมัลติมีเดีย โดยสามารถส่งผ่านในช่องสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว เพราะการเดินทางของสัญญาณคลื่นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ความเร็วเท่ากับแสง

บทที่ 7 สำนักงานอัตโนมัติ

บทที่ 7 สำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

            สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การนำเอาคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างนวดเร็วและสะดวกสบาย

ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ

1.            สำคัญต่อการวางแผนสำนักงาน

2.            สำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงาน

3.            สำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจ

4.            สำคัญต่อชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงาน

5.            สำคัญต่อการจัดสายงาน

6.            สำคัญต่อการแก้ปัญหา

7.            สำคัญต่อการอำนวยการ

วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

1.            เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน

2.            ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงาน

3.            ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน

4.            เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล

5.            เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่ง

6.            ปรับปรุงวิถีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาภิวัตน์

กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีขั้นตอนดังนี้

1.            จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุกระดับ

2.            จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น

3.            จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องและกิจกรรม

4.            ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังย่อย ๆ

5.            ทำการปรับปรุงแผนแม่บทสารสนเทศให้เหมาะสม

6.            จัดเตรียมทรัพยากรบุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ให้พร้อม

7.            ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีปฏิบัติงาน

8.            พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบเก่าสู่ระบบใหม่

9.            ประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบข่าวสารที่พัฒนา

10.    ยุติโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศระยะนั้น ๆ

11.    พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป

12.    เมื่อสิ้นสุดทุก ๆ ระบบตามแผนงานแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินการ

13.    ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่างๆ

14.    ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพของระบบข่าวสารทุก ๆ ระยะ

ประโยชน์ของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีดังนี้

1.            คุณภาพและมาตรฐานดีขึ้น

2.            ลดค่าใช้จ่าย

3.            ลดความผิดพลาด

4.            การควบคุมดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์

5.            การอำนวยความสะดวกดีขึ้น

6.            ประหยัดเวลา

7.            ความยืดหยุ่น

8.            ภาพพจน์ที่ดี

ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.            ข้อจำกัดอื่น ๆ เช่น สภาวะแวดล้อม สังคม เศรษฐกิจ ฯลฯ

2.            ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบฯ ต่ำกว่าที่ควรจะเป็น

3.            บทบาทขององค์กร

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีดังนี้

1.            การจัดซื้อซอฟต์แวร์

2.            ความต้องการของหน่อยงานเปลี่ยนไป

3.            การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

4.            ยังไม่มีการกำหนัดมาตรฐานสากลในการเชื่อต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน

5.            ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพและเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ

6.            ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ดี ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง

7.            การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูลขาดความถูกต้อง

8.            การวิเคราะห์ตัวอักษรไทยยังอยู่ในระยะการพัฒนา

9.            ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ

ข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.            เลือกซื้อซอฟต์แวร์ที่ใช้ในระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย

2.            ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ ดูว่าซอฟต์แวร์มีแบบไม่มีค่าใช้จ่ายหรือเปล่า

3.            ควรมีเทคนิคหรือโปรแกรมช่วยพัฒนาระบบงาน

ข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

            ข้อดี คือ ประหยัดสถานที่เก็บเอกสาร เพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บ ลดขั้นตอนในการจัดทำการสืบค้น ลดขั้นตอนในการจัดทำการสืบค้น ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม ลดปัญหาการจัดทำจัดเก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อน สามารถช่วยในการตรวจสอบ ป้องกันการทุจริต ช่วยสอบทานเอกสาร ได้ข้อมูลรวดเร็วข้อมูลที่ได้มีความถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร

            ข้อเสีย คือ การประสานข้อตกลงในแต่ละหน่วยงานต้องใช้เวลา ให้มีการยอมรับเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เปลี่ยนไปตลอดเวลา ใช้เงินอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลที่ร่วมไว้เป็นหมวดหมู่ อาจมีการกระจาย จึงกลายเป็นเป้าหมายในการโดนล้วงความลับ

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่

            สำนักงานสมัยใหม่ (Modern Office) หมายถึง หน่วยงานหรือสำนักงานที่มีการนำแนวคิดวิธีการและกระบวนการ นวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว สะดวกสบาย ถูกต้อง มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่

1.            ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้ ในการบริหารจัดการโดยเฉพาะการจัดการในด้านเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์จดหมาย รายงาน กรอกข้อมูลต่าง ๆ

2.            สำนักงานมีระบบการสืบค้นคว้าหาข้อมูล ตลอดจนการติดต่อสื่อสารโดยใช้ระบบอินเทอร์เน็ตและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

3.            มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

4.            ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และสามารถใช้คำปรึกษาหรือแนะนำหลักวิธีการใช้แก่ผู้ร่วมงานได้

5.            ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร ซึ่งอาจจะเป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์หรือในรูปแบบ Open Source

6.            อุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและพัฒนาให้ทันสมัยอยู่เสมอ

7.            ระบบต่าง ๆ ที่ใช้ในสำนักงาน จะต้องสามารถเชื่อมโยงและใช้ร่วมกันกับหน่วยงานอื่น ๆ ได้

ประเภทของสำนักงาน

1.            สำนักงานของราชการ (Burtau)

2.            สำนักงานอัตโนมัติ (Offic Automation)

3.            สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

4.            สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Office)

5.            สำนักงานสีเขียว (Grttn Office)

6.            สำนักงานเสมือนจริง (Virtual Office)

 องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ มี 5 องค์ประกอบ

1.            บุคลากร

2.            กระบวนการปฏิบัติงาน

3.            ข้อมูลและสารสนเทศ

4.            เทคโนโลยี

5.            การบริหารจัดการ

หลักการสำคัญในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่

-     การเลือกแนวทางการพัฒนา

-     การพิจารณาการวางแผนการพัฒนา

-     การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานสมัยใหม่

-     การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

            สำนักงาน (Workplace) หมายถึง ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล การให้บริการ การวิเคราะห์ข้อมูล การตัดสินใจ และการเป็นที่ปรึกษา มีขนาดใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้น ๆ เป็นสำคัญ

            ปัจจุบันสำนักงานมีพัฒนาการที่ทันสมัย เพราะอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้ภารกิจของสำนักงานมีความสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

            วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ การให้บริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ให้แก่ส่วนงานต่าง ๆ ส่วนวัตถุประสงค์รอง ๆ ลงไปก็มีการลดค่าใช้จ่ายสำนักงาน คุณภาพของงานสำนักงาน และปริมาณของงานสำนักงาน โดยรวมแล้ว วัตถุประสงค์ของสำนักงานมีดังนี้

1. เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เพราะระบบของการทำงานจะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาอยู่เสมอ
2. บริการได้รวกเร็ว สะดวกแก่ผู้ที่มาใช้บริการ จะได้เป็นที่ประทับใจ
3. ให้มีความเชื่อถือขององค์กร เมื่อองค์กรใดสามารถสร้างความเชื่อถือให้แก่องค์กร ทั้งบุคลากรภายในและภายนอกก็จะมีความสุข
4. เพื่อประหยัดงบประมาณ ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งของวัตถุประสงค์ของสำนักงาน
5. เพื่อคุณภาพขององค์กร ในทุกส่วนของการบริหารจัดการสำนักงาน จะต้องกำหนดเป้าหมายเพื่อพัฒนาคุณภาพขององค์กรเป็นหลัก

ประเภทของงานในสำนักงาน

ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้

1.     งานระเบียบ (Recording) ได้แก่ งานผลิตเอกสารต่าง ๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็นบันทึกหรือรายงานต่าง ๆ งานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานและปฏิบัติกันทั่วไปทุกแห่ง เรียกว่างานธุรการหรือสารบรรณ เอกสารที่ผลิตขึ้นมากมาย

2.       งานคำนวณ (Calculating) เป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีหลายประเภท เช่น งานสถิติ

3.     งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร (Filing) เอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคลภายนอกนั้นจะทิ้งไปไม่ได้

4.      งานติดต่อ (Communicating) ได้แก่ การแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นระหว่างบุคคลและหน่วยงานต่าง ๆ แบ่งเป็นสองอย่าง

4.1     การติดต่อภายใน

4.2     การติดต่อภายนอก

บทบาทของสำนักงาน

            องค์กรธุรกิจที่มีเจ้าของเป็นคนคนเดียว มักจะมีความรู้จักและคุ้นเคยกับพนักงาน การสั่งการจึงอาศัยประสบการณ์ในการทำงาน ทำให้สื่อสารภายในสำนักงานและภายนอกมีความเชื่อโยงกัน เป็นศูนย์รวมของเอกสารและข้อมูลจากหน่วยการต่าง ๆ จนอาจกล่าวได้ว่า งานสำนักงานเป็นงานเกี่ยวกับข้อมูล และมีบทบาทที่สำคัญ ได้แก่

1.            การให้บริการแก่หน่วยงานต่าง ๆ ซึ้งเป็นบทบาทหลักของสำนักงาน มีหน้าที่เกี่ยวกับ

·       การสร้างข้อมูล

·       การรวบรวมหรือการรับข้อมูล

·       การอ่านและการแปลความหมายของข้อมูล

·       การบันทึก

·       การแบ่งประเภทของข้อมูล

·       การคำนวณ

·       การเปรียบเทียบ

·       การส่งข้อมูล

·       การเก็บรักษาข้อมูล

·       การนำเอกสารกลับมาใช้

·       การทำลาย

2.    เป็นศูนย์กลางกิจกรรมทุกอย่างขององค์กร เนื่องจากเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลการดำเนินงานทุกอย่าง รวมไปถึงการตัดสินใจจึงรวมศูนย์อยู่ที่สำนักงาน

3.         ไม่ใช่หน่วยงานในการแสวงหากำไรขององค์กร เนื่องจากเป็นหน่วยงานประสานงานและอำนวยความสะดวกในการบริหารจักการฝ่ายต่าง ๆ ให้สามารถดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตำแหน่งของผู้บริหารงานสำนักงาน

-     ผู้จัดการสำนักงาน (Office Manager)

-     ผู้บริหารงานสำนักงาน (Administrative Office Manager)

-     ผู้จัดการบริการในสำนักงาน (Manager Office Services)

-     รองผู้จัดการ (Vice President)

-     ผู้จัดการทั่วไป (General Manager)

-     ผู้อำนวยการบัญชี (Controller)

-     ผู้จัดการงานบุคคล (Personal Manager)

-     ฯลฯ

คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน

1.            ความเป็นผู้นำ (Leadership)

2.            มีไหวพริบ (Intelligence)

3.            ความมั่นคง (Stability)

4.            นักการทูต (Liason Capacity)

5.            ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ (Ability to Delegate)

6.            เป็นผู้มองเห็นการณ์ไกล (Vision)

7.            มีความเข้าใจด้านการจัดองค์กรเป็นอย่างดี (Organization Understanding)

8.            มีความสามารถในทางปฏิบัติการ (Administrative Ability)

9.            การศึกษา (Education)

10.    อารมณ์ขัน (Humor)

11.    มีความสามารถในการวิเคราะห์ (Analytical Ability)

12.    มีความสามารถทางการบริหาร (Management Ability)

13.    มีความสามารถในการขายความคิด (Selling Ability)

หน้าที่บริหารของผู้จัดการสำนักงาน

            บทบาทและหน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ในองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนน้อย แต่ถ้าองค์กรใดได้กำหนดหน้าที่จัดการงานสำนักงานให้อยู่ในระดับผู้บริหารระดับกลางหรือสูงขึ้นไป

กิจกรรมในสำนักงาน

1.            จัดรูปแบบงานในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ

2.            จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง

3.            กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน

4.            จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ

5.            รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง

6.            วิเคราะห์งานและปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน

7.            การควบคุมงานในสำนักงาน